I dag har næsten alle en mail adresse, og mange bruger mails både privat og på jobbet. Mails er da også en fantastisk opfindelse, som gør afstanden mindre og letter vores hverdag. Eller det er i hvert fald intentionen.
Problemet er bare at, vi efterhånden er blevet mail-slaver, der dumper hele tiden nye mails ind som forstyrrer ens arbejde og stresser. Og skal vi aftale et eller andet via mails kan det hurtigt blive en korrespondance på adskillige mails, hvorimod man kunne være kommet til enighed via telefonen på kort tid.
Her får du 9 gode råd til hvordan du får bedre styr på dine mails:
1. Lad være med at have dit mail program til at stå åbent hele tiden, så du bliver afbrudt hver gang der dumper en mail ind i din indbakke. Check mails et par gange i løbet af dagen i stedet. Er det vigtigt kan folk jo bare ringe til dig.
2. Få dig et godt spamfilter. Hvis du modtager mange af de såkaldte spam mails, hvor nogen prøver at sælge alle mulige tvivlsomme produkter eller lokke penge ud af dig på anden måde, så anskaf dig et godt spamfilter, som kan sortere den slags mails fra din indbakke. Der findes mange gode spamfiltre, dog er ingen af den fejlfri, så hvis du kun modtager 1-2 spam mails om dagen er det nok ikke investeringen værd.
3. Sorter dine mails. Når du modtager en mail og har læst den og evt. besvaret den hvis det var påkrævet, så fjern den fra din indbakke. Det bedste er at oprette en række strukturerede mapper hvor du kan sortere de behandlede mails, på den måde kan du nemmere genfinde dem senere hvis det skulle blive nødvendigt og din indbakke indeholder kun det som endnu ikke er behandlet.
4. Gem ikke mails, som du aldrig vil få brug for igen. Små hilsner og private beskeder roder i dine mail mapper, hvis de ikke indeholder noget du måske kan bruge senere, bør du slette dem.
5. Vær struktureret med de mails du sender. Når du sender en mail, så start med en god kort beskrivelse af hvad mailen handler om i emne feltet. Det gør det nemmere for både dig og modtageren at få overblik over hvad mailen drejer sig om. Vær også omhyggelig med den mail du skriver, læs den igennem inden du sender den, så der ikke opstår misforståelser, det kan hurtigt koste ekstra tid.
6. Brug telefonen. Hvis din korrespondance handler om indviklede problemstillinger, så tag telefonen og få styr på det via en samtale. Du kan altid sende en mail med en opsummering af det i fik aftalt via telefonen, så der ikke opstår misforståelser.
7. Overdrevet høflighed. Der bliver sendt alt for mange mails frem og tilbage med tekster som tak for det eller lignende. Det er selvfølgelig altid en positiv ting at være høflig, men nogle gange er det overflødigt og betyder bare at modtageren skal bruge tid på at læse dit tak og slette mailen, det er godt nok ikke noget som tager lang tid, men tænk hvis det er en supporter som får 100 takke mails om dagen.
8. Check ikke dine firma-mails i weekenden. Flere og flere virksomheder giver deres ansatte adgang til virksomhedens mailsystemer via internettet, så man også kan checke det hjemmefra. Hvis det ikke absolut er krævet af din stilling at du checker mails i weekenden, så lad være.
9. Overvej nødvendigheden af at checke mails på din smartphone. Hvis det er nødvendigt, at kunne modtage og sende mails på din smartphone er det selvfølgelig fint at have denne mulighed, men måske er det ikke nødvendigt at den er indstillet til at give en notifikation hver gang, noget dumper ind i din indbakke.
10. I de fleste mailsystemer er det muligt, at opsætte regler som fortæller mailprogrammet at bestemte typer mails skal flyttes til foruddefinerede mapper. Det kan f.eks. bruges til nyhedsbreve som du fortsat ønsker at være tilmeldt, men som egentlig ikke er specielt vigtige.
